Představte si následující situaci: Sedíte u svého stolu, zíráte na prázdnou obrazovku a snažíte se napsat perfektní e-mail. Najít ta správná slova se však zdá nemožné.
A tak… 🥁
Podívejte se na AI. 👀
Umělá inteligence (AI) radikálně mění způsob, jakým se vykonávají digitální práce. Kdysi bylo psaní skvělých e-mailů považováno za vzácnou dovednost. Dnes tomu tak díky nástrojům AI není!
Průzkum z roku 2023 mezi e-mailovými marketéry v USA, Velké Británii a Evropě odhalil, že více než polovina (51 %) marketérů považuje e-mailový marketing založený na umělé inteligenci za efektivnější než tradiční metody. To zahrnuje i psaní e-mailů.
Asistenti pro psaní e-mailů využívající umělou inteligenci dokážou vytvářet jasné, stručné a profesionální e-maily, které přinášejí výsledky. Třešničkou na dortu je čas, který ušetříte díky integraci umělé inteligence do procesu psaní e-mailů.
Tento průvodce pro začátečníky o tom, jak používat AI k psaní e-mailů, pokrývá vše – od výhod po etické aspekty a nástroje, tipy a triky pro hladké začlenění AI do procesu psaní e-mailů.
Než se do toho ale pustíte, podívejte se na některé příležitosti, které vám pravděpodobně uniknou, pokud se s umělou inteligencí neseznámíte.
Výhody používání umělé inteligence pro psaní e-mailů
Podívejte se, jak umělá inteligence dokáže proměnit vaše e-maily v poutavou komunikaci, kterou nelze ignorovat.
Ušetřete čas a úsilí při psaní opakujících se e-mailů
Představte si, že už nikdy nebudete muset psát další kontrolní nebo následný e-mail. Nástroje AI pro psaní mohou tyto rutinní e-maily automatizovat tím, že se naučí váš styl psaní a generují návrhy na základě předdefinovaných šablon e-mailů. Tyto návrhy můžete několika kliknutími přizpůsobit a ušetřit tak drahocenný čas. Díky ušetřenému času můžete dokonce dosáhnout stavu Inbox Zero!
Zvyšte efektivitu díky konzistentní a přizpůsobené komunikaci
AI vám pomůže analyzovat minulé e-mailové odpovědi a konverzace a identifikovat vzorce ve vašem stylu psaní, včetně tónu a slovní zásoby. Až tedy AI příště vygeneruje odpověď, bude znít přesně jako vy. To vše při zachování konzistentního a profesionálního tónu v celé vaší komunikaci.
Snižte počet gramatických chyb
I ti nejpečlivější korektoři mohou přehlédnout překlep nebo gramatickou chybu. Využijte umělou inteligenci ke kontrole pravopisu, interpunkce nebo gramatiky ve svých e-mailech. Zajistěte, aby vaše e-maily působily profesionálním dojmem.
Personalizujte oslovování zákazníků pro větší zapojení
Využijte schopnost umělé inteligence segmentovat váš seznam kontaktů. Poté požádejte umělou inteligenci, aby personalizovala vaše e-maily konkrétními podrobnostmi, jako je jméno příjemce, společnost nebo předchozí interakce. Vaše e-maily tak budou působit, jako by byly navrženy přímo pro každého příjemce.
Vytvářejte poutavé předměty e-mailů
Dobře napsaný předmět je klíčový pro to, aby vaše e-maily byly otevřeny. Umělá inteligence dokáže analyzovat e-maily s vysokou účinností a identifikovat prvky, díky kterým jsou zprávy a jejich předměty tak efektivní.
Umělá inteligence může dokonce využít svou rozsáhlou databázi k navrhování poutavých předmětů e-mailů, které upoutají pozornost, přimějí příjemce k otevření e-mailu a nakonec doručí vaši zprávu.
Přečtěte si také: Nástroje umělé inteligence pro marketéry
Jak psát e-maily pomocí umělé inteligence
Představujeme ClickUp Brain
ClickUp Brain je sada funkcí založených na umělé inteligenci v rámci ClickUp. Nabízí konverzační, kontextové a na rolích založené funkce umělé inteligence, ke kterým máte přístup odkudkoli v ClickUp. Pomáhá vám pracovat rychleji a být produktivnější.
Nejenže vám odpoví na všechny vaše otázky týkající se práce v ClickUp, ale také dokáže automatizovat úkoly a generovat nejrůznější texty.
Kromě jiných funkcí pro tvorbu obsahu založených na umělé inteligenci vám ClickUp Brain pomůže také při psaní e-mailů. Zde je návod, jak na to:
Napsání nového e-mailu pomocí ClickUp Brain
- Najděte otevřený úkol a přejděte do sekce komentářů.
- Klikněte na ikonu e-mailu.
- Zadejte příkaz „/Write email“ a stiskněte klávesu Return nebo Enter v poli pro komentáře.
- Zobrazí se modální okno ClickUp Brain. Zadejte téma, které stručně shrnuje účel e-mailu. ClickUp Brain toto téma analyzuje a na základě vašeho zadání vygeneruje návrh e-mailu.
Upravte tento vygenerovaný návrh podle svých představ. ClickUp Brain nabízí také další možnosti:
- Zkopírujte vygenerovaný text e-mailu.
- V případě potřeby klikněte na Zkusit znovu a dejte ClickUp Brain pokyn, aby na základě stejného tématu vygeneroval jinou verzi e-mailu.
Odpovídání na existující e-mail pomocí ClickUp Brain
Ve svém pracovním prostoru ClickUp vyhledejte e-mailovou konverzaci, na kterou chcete odpovědět. Poté klikněte na e-mailovou konverzaci, aby se otevřela.
Do pole pro odpověď zadejte příkazovou značku „/“ následovanou slovem „reply“ a stiskněte klávesu Enter. ClickUp Brain vám nabídne dvě metody pro vytvoření odpovědi:
- Vytvořte si body k diskusi, které shrnují klíčové body vaší odpovědi v určeném poli.
- Použijte hotové šablony podnětů jako výchozí bod pro svou odpověď, což vám může ušetřit čas a úsilí při formulování odpovědi. Pokud si vyberete předem napsaný podnět, možná budete muset vyplnit konkrétní podrobnosti, abyste jej přizpůsobili e-mailové konverzaci.
- Jakmile máte téma konverzace, ClickUp Brain vygeneruje návrh odpovědi na e-mail na základě vašich zadání. Nyní, podobně jako u generovaných e-mailů pro nové e-maily, můžete: Zkopírovat text odpovědi Kliknout na Zkusit znovu a zadat ClickUp Brain, aby vygeneroval jinou verzi odpovědi s použitím stejného tématu konverzace
- Zkopírujte text odpovědi
- Klikněte na Zkusit znovu, abyste ClickUp Brain zadali, aby vygeneroval jinou verzi odpovědi pomocí stejného tématu konverzace.
- Zkopírujte text odpovědi
- Klikněte na Zkusit znovu, abyste ClickUp Brain zadali, aby vygeneroval jinou verzi odpovědi pomocí stejného tématu konverzace.
Poznámka: ClickUp Brain také spolupracuje s ClickUp Docs, aby vylepšil váš proces tvorby textu.
Použijte ClickUp Brain k:
- Vymýšlejte nápady na obsah a ty nejlepší použijte v Docs.
- Vytvářejte různé varianty textů a nadpisů pro A/B testování.
- Zkontrolujte své dokumenty z hlediska gramatických a pravopisných chyb.
- Shrňte složité informace nebo data ve svých dokumentech a úkolech.
- Shrňte si poznámky z jednání a vytvořte si závěry a akční body.
- Automatizujte opakující se úkoly, jako je generování šablonových textů nebo formátování sekcí.
Požádali jsme také ClickUp Brain, aby pro vás shrnul proces psaní e-mailů:
Abyste skutečně zvýšili efektivitu vytváření dokumentů a generovali vysoce kvalitní obsah v kratším čase, musíte používat správné pokyny. Níže uvádíme několik užitečných příkladů pokynů.
Bonus: Nejlepší strategie správy e-mailů pro zaneprázdněné lidi 🐝
10 příkladů podnětů pro psaní e-mailů pomocí umělé inteligence
Podívejme se na deset příkladů podnětů, které ilustrují, jak vám ClickUp Brain pomáhá šetřit čas v různých scénářích souvisejících s e-maily:
1. Následná komunikace po schůzce
Pokyn: Napište e-mail, ve kterém navážete na klíčové body projednané během našeho setkání na téma [téma setkání], které se konalo dne [datum]. Uveďte konkrétní úkoly pro [jméno] a [jméno] a termín jejich splnění.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Následná komunikace k tématu schůzky – akční body a termíny
Vážený týme,
Doufám, že se máte dobře. Píšu vám v návaznosti na naše produktivní setkání ohledně tématu schůzky, které se konalo dne. Níže uvádím klíčové body, které jsme projednali, spolu s konkrétními úkoly přidělenými jednotlivým osobám a předpokládanými termíny jejich splnění.
Akční kroky:
- Jméno 1: Máte za úkol provést konkrétní akci. Je to velmi důležité z důvodu významu. Termín pro splnění tohoto úkolu je stanoven na konkrétní datum.
- Jméno 2: Vaše akce zahrnuje konkrétní úkol. To nám umožní dosáhnout výhody nebo výsledku. Snažte se to dokončit do konkrétního data.
Časový harmonogram dokončení:
- Jméno 1: konkrétní úkol, který je třeba splnit do konkrétního data.
- Jméno 2: konkrétní úkol, který je třeba splnit do konkrétního data.
Prosím, ujistěte se, že těmto úkolům dáte prioritu a dodržíte termíny, protože jsou klíčové pro další fázi našeho projektu. Pokud narazíte na nějaké potíže nebo budete potřebovat další zdroje, neváhejte se na nás obrátit.
Udržme tempo a zajistěme, že splníme naše cíle. Děkujeme za vaši neutuchající oddanost a tvrdou práci.
S pozdravem,
Vaše jméno
Vaše kontaktní údaje
2. Vyhledávání informací od klienta
Pokyn: Vytvořte e-mail s žádostí o další informace od [jméno klienta] týkající se [název projektu]. Konkrétně se zeptejte na [potřebné informace 1] a [potřebné informace 2]. Zdůrazněte význam těchto informací pro postup projektu.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Informace potřebné pro pokrok v [název projektu]
Vážený [jméno klienta],
Doufám, že se máte dobře.
Píšu vám v souvislosti s naším projektem [název projektu]. Abychom se ujistili, že jsme na správné cestě a dosáhneme co nejlepších výsledků, žádám vás o poskytnutí několika podrobností.
Konkrétně bychom ocenili vaše postřehy ohledně [potřebné informace 1] a [potřebné informace 2]. Tyto informace budou klíčové pro [vysvětlete, jak budou informace použity].
Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další pomoc s poskytnutím těchto informací, dejte nám prosím vědět. Jsme vám k dispozici, kdykoli budete potřebovat.
Děkujeme za vaši pokračující spolupráci.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
3. Zaslání zdvořilé upomínky
Pokyn: Napište jemné připomenutí a e-mail [jméno] ohledně blížícího se termínu [název úkolu] v [datum]. Vyjádřete důvěru v jeho schopnost úspěšně dokončit úkol.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Připomenutí: Blíží se termín pro [název úkolu]
Ahoj [Jméno],
Tímto vám připomínáme, že termín pro dokončení [název úkolu] se blíží [datum]. Věříme ve vaše schopnosti a dovednosti, že tento úkol splníte včas.
Pokud jste dosáhli významného pokroku a potřebujete další podporu k dokončení, neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme, jak jen to bude v našich silách.
Těšíme se na vaše vynikající výsledky!
S pozdravem,
[Vaše jméno]
4. Vyjádření vděčnosti
Pokyn: Napište děkovný e-mail [jméno] za jeho/její [konkrétní laskavost nebo pomoc]. Stručně zmíňte pozitivní dopad jeho/jejího příspěvku a vyjádřete své uznání.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Děkujeme za Vaši [konkrétní činnost]!
Vážený [jméno],
Píšu vám, abych vám vyjádřil svou upřímnou vděčnost za vaši [konkrétní laskavost nebo pomoc]. Vaše ochota [vysvětlit, jak jejich jednání pomohlo] byla opravdu oceněna.
[Uveďte, jak to pozitivně ovlivnilo vás nebo projekt]. Je mi potěšením pracovat s kolegy, jako jste vy, kteří jsou tak vstřícní a ochotní.
Ještě jednou děkuji.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
5. Plánování schůzky
Pokyn: Napište e-mail s cílem domluvit schůzku s [jméno/jména] za účelem projednání [téma schůzky]. Navrhněte několik možných termínů v příštím týdnu a vyjádřete flexibilitu, abyste vyhověli jejich časovým možnostem.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Žádost o schůzku: Projednání [téma schůzky]
Ahoj [jméno/jména],
Rád bych si domluvil schůzku, abychom podrobněji prodiskutovali [téma schůzky]. Bude to cenná příležitost k [vysvětlení účelu schůzky].
Jsem k dispozici na schůzku příští týden v [navrhněte několik konkrétních termínů a časů]. Dejte mi prosím vědět, který termín vám nejlépe vyhovuje, nebo zda máte na mysli jiné termíny.
Těšíme se na spolupráci!
S pozdravem,
[Vaše jméno]
6. Představení sebe sama
Pokyn: Napište úvodní e-mail pro [jméno] ve své nové funkci ve společnosti [název společnosti]. Stručně uveďte své zkušenosti a vyjádřete zájem o navázání kontaktu a spolupráci.
Výstup z ClickUp brain (příklad):
Předmět: Úvod: [Vaše jméno] – nový [Vaše pracovní pozice] ve společnosti [Název společnosti]
Vážený [jméno],
Píšu vám, abych se představil jako [vaše jméno], nový [vaše pracovní pozice] ve společnosti [název společnosti]. Těším se, že se připojím k marketingovému týmu a budu přispívat k [uveďte konkrétní oblast činnosti společnosti].
Dříve jsem pracoval/a ve společnosti [předchozí společnost], kde jsem [stručně popište své relevantní zkušenosti]. Mám bohaté zkušenosti v oblasti [uveďte relevantní dovednosti] a vášeň pro [uveďte svou oblast odbornosti].
Seznámil jsem se s vaší prací [uveďte konkrétní informaci, kterou jste o její práci zjistili] a domnívám se, že by v budoucnu mohla existovat příležitost ke spolupráci. Byl bych vděčný za možnost brzy se s vámi spojit, abych se dozvěděl více o vaší roli a prozkoumal potenciální synergie.
Dejte mi prosím vědět, zda máte čas na krátký telefonát nebo virtuální kávu, kdykoli vám to bude vyhovovat.
Děkuji za váš čas a těším se na spolupráci!
S pozdravem,
[Vaše jméno]
7. Sdělování špatných zpráv
Pokyn: Napište e-mail [jméno] a informujte ho o [negativní zprávě]. Vyjádřete empatii k jeho situaci a nabídněte podporu nebo zdroje, které mohou být k dispozici.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Ohledně [stručný popis špatné zprávy]
Vážený [jméno],
Píšu vám, abych vás informoval o [vysvětlete špatnou zprávu jasným a stručným způsobem]. Chápu, že to může být zklamání, a upřímně se omlouvám za případné nepříjemnosti, které to může způsobit.
[Pokud je to relevantní, vysvětlete důvody tohoto rozhodnutí]. Vážíme si vaší [uveďte, čeho si na nich ceníte] a chceme vás ujistit, že jsme tu, abychom vám v této době poskytli podporu.
[Nabídněte návrhy konkrétních řešení nebo zdrojů, které by mohly být užitečné]. Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další pomoc, neváhejte se na nás obrátit.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
8. Žádost o zpětnou vazbu
Pokyn: Napište e-mail [jméno] s žádostí o zpětnou vazbu k [název projektu] nebo [konkrétní výstup]. Uveďte konkrétní oblasti, ke kterým byste chtěli zpětnou vazbu, a vyjádřete své uznání za jejich příspěvek.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Žádost o zpětnou vazbu: [Název projektu] nebo [Konkrétní výstup]
Vážený [jméno],
Píšu vám, abych vás požádal o cennou zpětnou vazbu k [název projektu] nebo [konkrétní výstup]. Vaše postřehy a odborné znalosti budou velmi oceněny.
Konkrétně by mě zajímala vaše zpětná vazba ohledně [uveďte konkrétní oblasti, ke kterým byste chtěli zpětnou vazbu, např. srozumitelnost, funkčnost, design]. Váš názor bude klíčový pro to, abychom mohli [vysvětlete, jak bude zpětná vazba využita].
Neváhejte být upřímní a poskytněte nám jakoukoli konstruktivní kritiku. Vážíme si vaší upřímné zpětné vazby a snažíme se neustále zlepšovat naši práci.
Předem děkujeme za váš čas a pozornost.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
9. Nabídka pomoci nebo podpory
Pokyn: Vytvořte e-mail pro [jméno], ve kterém nabídnete svou pomoc s [konkrétním úkolem nebo výzvou]. Stručně uveďte své relevantní zkušenosti nebo dovednosti a vyjádřete svou ochotu spolupracovat.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Nabídka podpory s [konkrétním úkolem nebo výzvou]
Ahoj [Jméno],
Narazil jsem na váš nedávný příspěvek/zprávu týkající se [uveďte konkrétní úkol nebo výzvu]. Všiml jsem si, že jste narazili na [stručně uveďte potíže], a chtěl bych vám nabídnout svou pomoc.
Mám zkušenosti v oblasti [uveďte své relevantní zkušenosti] a věřím, že bych vám mohl pomoci s [vysvětlete, jak můžete pomoci]. Rád to s vámi proberu a zjistím, zda existuje způsob, jak mohu přispět k vašemu úspěchu.
Pokud máte zájem o spolupráci nebo potřebujete pomoc, neváhejte se na nás obrátit.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
10. Vyjednávání termínu
Pokyn: Napište e-mail [jméno v těle e-mailu] s žádostí o prodloužení termínu pro [název úkolu]. Vysvětlete důvod zpoždění a navrhněte nový realistický termín. Vyjádřete své odhodlání dokončit úkol ve vysoké kvalitě.
Výstup ClickUp Brain (příklad):
Předmět: Žádost o prodloužení termínu: [Název úkolu]
Vážený [jméno],
Píšu vám, abych požádal o prodloužení termínu pro [název úkolu], který měl být původně splněn do [původní termín]. Z důvodu [vysvětlete důvod zpoždění profesionálním a stručným a včasným způsobem] předpokládám, že budu potřebovat více času, abych zajistil vysoce kvalitní dokončení.
Navrhuji nový termín [nový realistický termín]. Tento časový rámec mi umožní [vysvětlete, jak bude tento čas navíc využit k dosažení vysoké kvality]. Chápu, jak důležité je dodržovat termíny, a omlouvám se za případné nepříjemnosti způsobené tímto zpožděním.
Zavazuji se, že tento úkol splním na výbornou. Dejte mi prosím vědět, zda vám navrhovaný nový termín vyhovuje. Rád to s vámi dále proberu nebo zodpovím jakékoli vaše dotazy.
Děkujeme za vaše pochopení a flexibilitu.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Související: Osvědčené nástroje pro zvýšení produktivity při psaní e-mailů
Začněte s ClickUp Brain ještě dnes zdarma
ClickUp Brain vám pomůže pořizovat poznámky, analyzovat data, vytvářet poutavé e-maily a získat zpět drahocenný čas. Nezapomeňte se ujistit, že je ve vašem pracovním prostoru povolena aplikace Email ClickApp, pokud chcete v ClickUp používat funkce související s e-maily.
Použijte ClickUp Brain, abyste se zbavili tvůrčí krize nebo opakujících se úkolů při psaní e-mailů, ale přizpůsobte generovaný obsah svým jedinečným hlasem a postřehy. Skutečná síla spočívá v synergii mezi lidskou kreativitou a efektivitou umělé inteligence.
Kromě ClickUp Brain nabízí ClickUp také výkonné funkce pro správu úkolů, spolupráci a sledování času, které mohou týmům pomoci lépe a produktivněji spolupracovat.
Zaregistrujte se zdarma.